Viele alltägliche, zeitraubende Abläufe, welche von Mitarbeitern immer wieder aufs Neue durchgeführt werden, können auf einfache Weise automatisiert werden.
Mit der Microsoft Power Platform wird eine Entwicklungsumgebung bereitgestellt, welche es Unternehmen jeder Größe ermöglicht leistungsstarke Apps und Workflows zu entwickeln.
Die Microsoft Power Platform ist eine sogenannte Low-Code-Plattform. Das bedeutet man muss nicht textbasierte Softwarecodes programmieren können, sondern man kann mithilfe grafischer Oberflächen Software erstellen. Damit sollen Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen und die Fachbereiche selbst dazu befähigt werden auf einfache Weise Abläufe automatisieren zu können.
Die Power Platform besteht aus mehreren Tools. Eines dieser Tools ist Power Automate, eine intelligente, cloudbasierte Lösung für die Prozessautomatisierung. Sich immer wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben können damit digitalisiert und automatisiert werden.
WIE FUNKTIONIERT POWER AUTOMATE?
Zu Beginn wird ein Auslöse-Ereignis definiert – sogenannte Trigger. Bei Eintreten dieses Ereignisses werden weitere Aktionen ausgelöst. Der Vorteil einer Prozessautomatisierung dieser Art ist, dass der Mitarbeiter selbst am Prozess nicht mehr beteiligt sein muss. Sobald der Prozess einmal digital erstellt und gestartet wurde, wird dieser in weiterer Folge eigenständig und automatisch ausgeführt. Im Hintergrund von Power Automate kommt RPA zum Einsatz. Unter RPA versteht man „Robotic Process Automation“, was softwarerobotergesteuerte Prozessautomatisierung bedeutet.
BEISPIELE FÜR PROZESSAUTOMATISIERUNGEN
Es gibt viele Möglichkeiten Aufgaben aus dem Arbeitsalltag zu digitalisieren und somit zeitraubende, manuelle Schritte von den Mitarbeitern zu übernehmen.
BEISPIEL 1: E-MAIL-ANHÄNGE VON KUNDEN AUTOMATISCH ABLEGEN
Nehmen wir an, dass alle Dokumente der Kundenkorrespondenz digital archiviert werden müssen. Dieser Ablauf kann mit Microsoft Power Automate, SharePoint Online und Exchange Online einfach digitalisiert werden. Als Auslöse-Ereignis kann der Eingang einer E-Mail mit Anlagen definiert werden. Wenn diese Bedingung erfüllt wird, sollen die Dateianlagen in eine bestimmte SharePoint-Dokument-Bibliothek in den Ordner des jeweiligen Kunden abgelegt werden. Immer dann, wenn eine E-Mail eingeht, die diese Kriterien erfüllt, werden die Anlagen automatisiert abgelegt.
BEISPIEL 2: GENEHMIGUNGSPROZESSE ABBILDEN
Mit Power Automate können auch verschiedenste Genehmigungsläufe mühelos abgebildet werden. Über eine SharePoint Liste kann z.B. ein Urlaubsantrag eingereicht werden. Bei Einreichung des Antrags, kann automatisch dem Vorgesetzten eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden. Der Vorgesetzte muss dann den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen und entsprechend seiner Auswahl wird eine weitere Aktion ausgelöst. Bei Genehmigung kann ein Termin in einem Urlaubskalender eingetragen werden und eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter und das Personalbüro gesendet werden. Bei Ablehnung kann der Mitarbeiter benachrichtigt werden.
INTEGRATION VON RPA IN WINDOWS 11
Microsoft sieht das Potential von Low-Code-Plattformen und RPA für Unternehmen und will die Automatisierung noch weiter und schneller voranbringen. Im Betriebssystem Windows 11 von Microsoft ist Power Automate Desktop bereits nativ als Tool integriert, damit die Einstiegshürde für die Anwendung robotischer Prozess-Automatisierung weiter gesenkt wird. Unternehmen sind also noch mehr dazu ermutigt, zeitaufwändige, manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Durch die in Windows 11 integrierte Desktopanwendung können Mitarbeiter diese Schritte aufnehmen und digitalisieren. Dazu werden diese Aufgaben unter Anwendung eines Recorders aufgezeichnet und automatisiert.
WERTVOLLE ZEIT DER MITARBEITER
Die genannten Beispiele machen deutlich, welches Automatisierungs-Potential wohl noch in den meisten Unternehmen schlummert und wie viel wertvolle Zeit von qualifizierten Mitarbeitern für wichtigere Aufgaben freigeschöpft werden könnte.