Das Ende der Zettelwirtschaft – Mobile Datenerfassung leicht gemacht
AUSZUG AUS DEM ALLTAG EINES UNTERNEHMENS:
…Es ist Monatsende und die Buchhaltung möchte gerne den Monatsabschluss machen. Anfangs ist die Motivation groß, doch schon bald wird festgestellt, dass viele der für den Monatsabschluss notwendigen Spesenbelege wieder einmal nicht im Büro abgegeben worden sind. Die Arbeit muss unterbrochen werden und es muss erst einmal begonnen werden, in den verschiedenen Abteilungen nachzuforschen, wo die Spesenbelege geblieben sind. Die Rückmeldungen sind immer dieselben: einige wurden verloren, andere liegen bei den Mitarbeitern zuhause herum, und wieder andere sind noch bei den Monteuren, die für die nächsten zwei Wochen im Ausland tätig sind.
Bei der Fakturierung der Aufträge kommt es zum nächsten Ärgernis: die Zeiterfassung der Mitarbeiter ist nicht komplett. Nach mehrmaligem Herumtelefonieren stellt sich heraus, dass einige der Führungskräfte noch nicht dazu gekommen sind, die Mitarbeiterzeiten vom Stundenzettel der Mitarbeiter in das ERP System nachzutragen. Bevor mit der Fakturierung begonnen wird, muss also erst einmal alles nachgetragen werden – ganz abgesehen von den Fehlern, die bei dieser zeitraubenden, monotonen Arbeit passieren können…
WIE KANN ES EIGENTLICH SEIN, DASS …
… wir uns in unserem privaten Leben fast ausschließlich mit digitalen Medien beschäftigen – im Beruf aber oft noch meilenweit davon entfernt sind?
Wir denken es ist höchste Zeit, der Zettelwirtschaft den Kampf anzusagen.
Wir bei ZEITFABRIK haben das bereits gemacht. Durch personalisierte Applikationen ist es uns, unter anderem, möglich unsere Spesen und Mitarbeiterzeiten digital über verschiedene Mobile Geräte zu erfassen: Während wir noch gemütlich unseren Mittagskaffee trinken, tragen wir die Spesen über das Handy ein – und das wars auch schon mit der Bürokratie. Alle Daten werden zentral in einer Datenbank abgespeichert und können über verschiedene Berichte und Dashboards visualisiert werden. Das „Zusammenklauben“ von Daten aus einem Dschungel an Zetteln und Exceltabellen gibt es bei uns nicht…und unsere Buchhaltung freut sich bei jedem Monatsabschluss über vollständige und saubere Daten.
Gerne unterstützen wir auch euch bei der Entwicklung solcher Applikationen. Kontaktiert uns einfach, um mehr zu erfahren. Wir würden uns freuen, euch mehr Zeit für das Wesentliche verschaffen zu können.