ABLÄUFE IDENTIFIZIEREN UND ABGRENZEN
Um Prozessmanagement in einem Unternehmen einzuführen und aufrecht zu erhalten, sind die Identifizierung und die Definition von Prozessen entscheidende erste Schritte. Es geht zunächst darum, die Prozesse zu identifizieren und zu definieren, welche für das Erreichen der Ziele einer Organisation wichtig sind.
Zu den Erfolgsfaktoren für die Prozess-identifizierung und -definition gehören:
- Klare Definition der Ziele und Vorgaben der Organisation
- Identifizierung der Prozesse, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind
- Festlegen der Zwecke eines jeden Prozesses, also die Beantwortung der Frage „Was soll mit diesem Prozess erreicht werden“.
- Festlegung der Interessengruppen des Prozesses, die sogenannten KundInnen des Prozesses
- Definition der Erwartungshaltungen der KundInnen an einen Prozess
- Bestimmung des Ergebnisses (Outcome), das bei jedem Prozessdurchlauf entsteht
- Identifikation von eingehenden und ausgehenden Schnittstellen
- Feststellung der erforderlichen Ressourcen, die für den Prozess notwendig sind (Mensch, Infrastruktur, Information und Know-How)
- Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten – sowohl für das Prozessmanagement in der Organisation im Allgemeinen wie auch die Verantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Prozesse
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse, um sicherzustellen, dass sie relevant und effektiv bleiben
Mögliche Fallstricke, die vermieden werden sollten:
- Versäumnis, die wichtigsten Stakeholder in den Prozess der Prozessidentifizierung und -definition einzubeziehen
- Die Ziele der Organisation sind unklar
- Nicht alle notwendigen Prozesse wurden identifiziert
- Es gibt keine klaren Rollen und Verantwortlichkeiten für die Prozessverantwortung und das Prozessmanagement
- Keine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse
Es ist wichtig zu beachten, dass die Prozessidentifikation und die Prozessabgrenzung als fortlaufender Prozess zu verstehen ist und nicht nur als Startpunkt für die Einführung von Prozessmanagement. Deshalb müssen Prozesse regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, ob diese relevant sind und beibehalten bleiben sollen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozessidentifikation und die Prozessabgrenzung entscheidende Schritte auf dem Weg zum Prozessmanagement sind. Durch eine klare Definition der Ziele der Organisation, die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen, die Festlegung klarer Rollen und Zuständigkeiten und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse können Organisationen sicherstellen, dass ihre Prozesse effektiv und auf ihre Ziele abgestimmt sind. Die Vermeidung häufiger Fehler, wie z. B. die fehlende Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen und die nicht regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse, tragen ebenfalls zum Erfolg des Prozessmanagements bei.