Agile Organisation, agiles Projektmanagement oder Begriffe wie Scrum sind in aller Munde. Doch was kann ich oder mein Unternehmen damit anfangen?
In diesem Beitrag versuche ich verschiedene Begriffe wie Scrum, Agile, Kaizen und KVP zu erklären und Gedankenanstöße zu geben, wie diese Ansätze auch in eurem Unternehmen einen Mehrwert liefern können.
Fangen wir mit dem Begriff Scrum an.
Scrum
Als Anfang der 1990er Jahre von Softwareentwicklern entworfene Methode zur iterativ-inkrementellen Auslieferung von Software, gilt Scrum heute vielfach als Synonym für agiles Vorgehen. Im Scrum-Prozess wird ein Softwareprojekt in kleine, verdaubare Strukturen bzw. Aufgaben heruntergebrochen. Es sind klare Rollen (Product Owner, Scrum Master, Developer) definiert und klare Events sind vorgegeben. Unter Events versteht man z.B. Planungs- bzw. Lern-Momente im Scrum-Prozess (Sprint, Daily, Planning, Review und Retrospektive). Außerdem sind klar definierte Artefakte vorhanden – sozusagen die ToDo-Liste des Projektes.1
Es geht schlussendlich darum, Komplexität herauszunehmen und laufend, Ergebnisse auszuliefern. Scrum als Methode ist heute nicht mehr nur in der Softwareentwicklung anzufinden, sondern wird in nahezu allen Branchen angewendet.
Agiles Management
Das Wort „agil“ oder „Agilität“ wird mittlerweile auch als Managementansatz genutzt. Unter agil ist eine Mehrzahl von verschiedenen Ansätzen und Werten zu verstehen, die sich im Wesentlichen an die 12 Prinzipen des Manifests für Agile Softwareentwicklung richten. Obwohl dieses Manifest zunächst von Softwareentwicklern für Softwareentwickler erstellt wurde, lässt es sich auf verschiedenste Bereiche anwenden. 2
Nach Campbell, baut das Agile Modell auf drei Säulen auf, die zu kontinuierlicher Verbesserung des Prozesses und des gesamten Teams beitragen sollen.
Die erste Säule ist uneingeschränkte Transparenz. Jede:r im Team muss durch klare und zugängliche Kommunikationskanäle laufend informiert sein, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Aufgaben noch im sogenannten Product-Backlog liegen und somit noch nicht bearbeitet werden.
Die zweite Säule stützt auf Überprüfung. Da Projekte in überschaubare Aufgabenpakete heruntergebrochen werden, gibt es für eine Aufgaben klar definierte, erreichbare Deadlines. Bei Erledigung einer Aufgabe wird umgehend vom Projektteam überprüft, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und eine Aufgabe als abgeschlossen angesehen werden kann oder ob Nachbesserungen notwendig sind. Dieses direkte Feedback beschleunigt den gesamten Feedback-Prozess.
Als dritte Säule kann jene der Adaptierung gesehen werden, welche aus der zweiten, jener der Überprüfung, herausentsteht. Denn, werden in der Inspektionsphase vom Team Unzulänglichkeiten festgestellt, wird sofort eine Anpassung des Entwicklungsprozesses eingeleitet. 3
Wir sehen also, dass sowohl bei Scrum, wie auch insgesamt in agilen Ansätzen, kleine, machbare Schritte sowie kontinuierliche Verbesserungen im Zentrum stehen.
An dieser Stelle möchte ich die Überleitung ins Prozessmanagement mit der Erklärung von Kaizen oder KVP machen.
Kaizen oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Das japanische Wort Kaizen bedeutet in etwa „Verändern zum Besseren“ und wird im Prozessmanagement dadurch beschrieben, dass alle Beschäftigten fortlaufend zu Verbesserungen in Geschäftsabläufen beitragen sollen. Das beginnt im Kleinen, wo jede:r Einzelne am eigenen Arbeitsplatz kleine Verbesserungen einführen soll und überträgt sich aufs Größere, wo ganze Bereiche oder Abteilungen, laufend an System-Verbesserungen beitragen sollen. Im deutschen Sprachraum gibt es, angelehnt an Kaizen, eine eigene Abwandlung, welche mit KVP oder Kontinuierlicher-Verbesserungs-Prozess definiert ist. Im Wesentlichen ist die Zielsetzung aber jene, dass eine Verbesserungskultur geschaffen werden soll, an der alle Mitarbeiter:innen beitragen sollen. Es benötigt somit ein Ideenmanagement und eine koordinierte Maßnahmenumsetzung samt Überprüfung. 4
Fazit – Wie kann ich das in meinem Unternehmen umsetzen
In der heutigen schnelllebigen Welt fühlt es sich an, als nähme die Komplexität andauernd zu und es erscheint schwierig einen Überblick über den Auslieferungsstatus von Projekten zu haben.
Genau dort setzen die agilen Methoden, wie u.a. Scrum, an. Es geht um eine andere Strukturierung der Projekte und das Herausnehmen von Komplexität. Außerdem sollen klare Rollenabgrenzungen dazu beitragen, dass jede:r das leisten kann, was man am besten kann. Im klassischen Projektmanagement werden Wege von Anfang bis zum Ende vorgegeben und die Projektmanager:innen entscheiden auch wie die einzelnen Aufgaben abgearbeitet werden sollen. Im Scrum-Ansatz werden kleinere Schritte gemacht und dadurch Ziele schneller erreicht. Wie Aufgaben bestmöglich umgesetzt werden, entscheiden die mit der Ausführung beauftragten Mitarbeiter:innen (Entwickler:innen) für sich selbst – denn sie sind die Expert:innen. In den laufenden Team-Meetings werden Rückblicke gemacht und die Abläufe kontinuierlich verbessert. Die Auslieferqualität steigt und man beschleunigt die Auslieferung (Time-To-Market).
Technologisch gibt es eine Vielzahl an Tools, die dabei helfen Projekte und Aufgaben besser verwalten zu können, sowohl für Teams als auch für jede:n Einzelne:n. Diese Tools sind meist auch integrierbar, dass z.B. Kalendertermine oder Aufgaben in den gewohnten Anwendungen, wie Microsoft Outlook synchronisiert sind. Auch die laufende Überwachung kann mit vielen dieser Tools bereits „out of the box“ genutzt werden. Auf die Unternehmensbedürfnisse maßgeschneiderte Echtzeit-Dashboards können mit Tools wie Microsoft PowerBI in kurzer Zeit implementiert werden.
Kontaktiert mich, wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, wie euer Unternehmen agile Ansätze einführen kann und wenn ihr mehr über die technologischen Umsetzungsmöglichkeiten erfahren wollt.
Quellen:
1 Dellnitz Julia et al. 2023. Fokus, Das Handbuch für Product Owner. S. 20ff.
2 https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html
3 Campbell Alex. 2020. Agile and Scrum. S. 16ff
4 Wagner Karl Werner et al. 2015. Performance Excellence. S. 99