
Ein großer Irrglaube, den wir häufig vorfinden, ist der Wunsch bestehende, analoge Prozesse einfach 1:1 in ein digitales Tool übernehmen zu wollen. Damit werden einerseits eventuelle bestehende Problematiken einfach mit übernommen und weiters können Prozesse, die auf Papier in einer Weise funktionieren, meistens nicht auf dieselbe Weise in einer Software abgebildet werden.
Wichtig ist deshalb bei Digitalisierungsinitiativen zunächst immer die Ausgangssituation gut zu kennen, aus bestehenden Problematiken abgeleitet verbesserte Prozesse zu entwickeln und zu bewerten, wie diese in digitalen Tools abgebildet werden können. Erst dann kann man in die Umsetzung der neuen, verbesserten Prozesse gehen.
Ganz zu Beginn sollte man eine Art Inventur vornehmen und verstehen, welche Abläufe es im Unternehmen alles gibt. Dazu hilft eine Prozesslandkarte, also ein Überblick über alle in einer Organisation existierenden Prozesse. Nach ISO 9001 wird eine Prozesslandkarte in die Kategorien Managementprozesse, Kernprozesse oder Geschäftsprozesse, unterstützende oder Supportprozesse und in Mess-/Analyse-/Verbesserungs-Prozesse unterteilt.
Wenn ein bestehender Prozess verbessert werden soll oder ein neuer Prozess eingeführt werden soll, dann muss dieser zunächst in die Prozesslandkarte eingegliedert werden.
In vier Schritten zu neuen oder verbesserten Prozessen
Nach Wagner empfiehlt es sich methodisch in vier Schritten vorzugehen, um Prozesse neu zu konzipieren oder zu überarbeiten. Es handelt sich dabei um ein strukturiertes Vorgehen zur Prozess-Gestaltung bzw. -Optimierung.
Schritt 1: Identifikation und Abgrenzung
Als Ausgangspunkt müssen Eckpfeiler des zu bearbeitenden Prozesses definiert und dokumentiert werden. Es gilt zu definieren, wo startet und endet der Prozess, also was ist der erste Prozessschritt, was löst diesen Prozess aus, was ist der letzte Prozessschritt und was ist das Ergebnis daraus. Aus persönlicher Erfahrung ist es immer äußerst wichtig die Schnittstellen in einem Prozess genau anzusehen, also Schritte, wo z.B. Informationen von einer Person an eine andere übergeben werden, denn dort gibt es oftmals Problematiken, wie Informationsverlust und viel Verbesserungspotentiale. Schlussendlich gilt zu verstehen, was mit einem Prozess erreicht werden soll (Zweck des Prozesses) und was sich die Kunden des Prozesses vom Prozess erwarten.
Schritt 2: Analyse des Ist-Prozesses
Je nach Zielsetzung, sollen Prozesse mehr oder weniger detailliert aufgenommen werden. Die Aufnahme des aktuellen Status-Quo wird meistens in visueller Form gemacht. Persönlich bevorzuge ich die BPMN-Form, denn mit dieser Art der Visualisierung können Arbeitsabläufe (Workflows) exakt dokumentiert werden und diese Form der Dokumentation dient bestens für die weitere Verwendung in Softwareprojekten. In diesem Schritt soll die zum Zeitpunkt der Aufnahme vorzufindende Situation festgehalten werden. Verbesserungen sollen in der visuellen Dokumentation nicht enthalten sein. Mögliche Verbesserungen oder vorhandene, mögliche Fehlerquellen sollen festgehalten werden. Dafür eignen sich einfache Listen (Liste von Verbesserungsmöglichkeiten) oder die Anwendung von Risikomanagement-Methoden, wie FMEA.
Schritt 3: Soll-Prozesse entwerfen
Die im zweiten Schritt festgehaltenen und bewerteten Verbesserungsmöglichkeiten finden im dritten Schritt Anwendung. Nun geht es darum den Soll-Prozess zu entwerfen. Neben den festgestellten Verbesserungen und Schwachstellen, gilt es auch die Ziele des Unternehmensmanagements in das Prozess-Design mit einfließen zu lassen. D. h., Soll-Prozesse sollen gemäß der Unternehmensstrategie entwickelt werden. Auch hier wird meistens eine visuelle Form gewählt, welche auch im Vergleich zur Ist-Situation Unterschiede aufzeigt, wie z. B. kürzere Wege oder neu eingeführte Prozessschritte z.B. für die Qualitätssicherung in kritischen Prozessschritten.
Schritt 4: Verbesserungen umsetzen
Nach Entwicklung und Freigabe des Soll-Prozesses, gilt es diesen umzusetzen. Dafür sind Maßnahmen zu definieren, die den Übergang der Ausgangssituation zum Soll-Prozess erlauben. Sehr oft handelt es sich hierbei um Projekte, die Softwareanpassungen, Software-Neueinführungen oder Erneuerungen von Technologien mit sich bringen. Expertise und Know How in diesen Bereichen sind ebenso wichtig für den Umsetzungserfolg wie die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen, sowohl finanzieller als auch personeller Natur.
ZEITFABRIK® kann euch bei allen genannten Schritten unterstützen und vor allem auch als Digitalisierungspartner zur Seite stehen.