In der heutigen digitalen Welt ist Wissen eine der wertvollsten Ressourcen, die ein Unternehmen haben kann. Aber was genau verstehen wir unter Wissen im Unternehmenskontext? Wissen ist nicht nur das, was wir in Schulbüchern finden oder aus Schulungen mitnehmen. Es umfasst alles, was Mitarbeitende über ihre Aufgaben, Prozesse und das Unternehmen als Ganzes wissen.
Verschiedene Arten von Wissen
- Fachwissen: Das ist das Wissen, das man in der Ausbildung oder durch spezielle Schulungen erwirbt. Ein:e IT-Spezialist:in weiß zum Beispiel, wie man Netzwerke einrichtet und wartet.
- Ablaufwissen: Das Wissen über interne Abläufe und Prozesse. Wie läuft zum Beispiel die Bestellung von Materialien ab? Wer muss wann was tun?
- Erfahrungswissen: Dieses Wissen entsteht durch Erfahrung. Ein:e langjährige:r Vertriebsmitarbeiter:in kennt die besten Verhandlungstricks und weiß, wie man mit schwierigen Kund:innen umgeht.
Wie digitale Tools helfen können
Um Wissen im Unternehmen festzuhalten und zu teilen, sind digitale Tools unerlässlich. Hier ein paar Beispiele:
- SharePoint: Dieses Tool von Microsoft eignet sich hervorragend zur Dokumentenverwaltung und zum Wissensaustausch. Man kann dort Wikis erstellen, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. So bleibt das Wissen nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden, sondern ist für alle zugänglich.
- DocuWare: Eine Software für das Dokumentenmanagement, mit der sich Dokumente leicht speichern, suchen und abrufen lassen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und jederzeit verfügbar sind.
Ein Beispiel aus der Praxis
Stell dir vor, in deinem Unternehmen gibt es eine bestimmte Vorgehensweise, um einen neuen Kundenauftrag zu bearbeiten. Diese Schritte sind vielen Mitarbeitenden bekannt, aber nicht offiziell dokumentiert. Mit SharePoint könnte man ein Wiki erstellen, in dem dieser Prozess genau beschrieben wird. So können neue Mitarbeitende schnell darauf zugreifen und sich einarbeiten. Gleichzeitig können alle Änderungen und Verbesserungen sofort festgehalten werden.
FAZIT
Wissensmanagement ist also nicht nur etwas für große Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, wenn sie ihr Wissen systematisch erfassen und teilen. Digitale Tools wie SharePoint oder DocuWare machen es einfacher denn je, Wissen zu speichern, zu organisieren und verfügbar zu machen.
Mit der richtigen Strategie kann ein Wissensmanagement, maßgeschneidert auf eure Unternehmensanforderungen aufgebaut werden. Es kann sichergestellt werden, dass Informationen und Dokumente einfach abgelegt werden können, dass diese immer alle notwendigen Informationen enthalten, es Versionen von Dokumenten gibt und eure Dokumente immer aktuell sind und für Mitarbeiter:innen das Suchen und das Finden von Informationen einfach ist und nicht unnötig Zeit beansprucht.